Stefan Pfeiffer
Sales

Einleitung

Der 1. Oktober 2026 rückt näher, und das ist ein Datum, das Sie sich im Kalender anstreichen sollten. An diesem Tag tritt in Österreich das neue Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz (NISG 2026) in Kraft. Das Ganze ist aber nicht nur eine weitere IT-Regulierung, sondern eine grundlegende Neuausrichtung der Verantwortung für Cybersicherheit.

Die größte Hürde dabei? Rund 4.000 österreichische Unternehmen sind direkt betroffen, aber viele sind sich noch unsicher, wie sie die ziemlich weitreichenden Anforderungen überhaupt erfüllen sollen.

Dieser Leitfaden erklärt die Kernanforderungen der NIS2-Richtlinie und beleuchtet die oft übersehene, aber entscheidende Rolle, die professionelles Lizenzmanagement und NIS2 in Österreich verbindet, um am Ende wirklich konform zu sein.

Die Grundlagen: Was bedeutet die NIS2-Richtlinie für Unternehmen in Österreich

Einfach gesagt: NIS2 ist eine EU-weite Richtlinie, die die Cybersicherheit in 18 kritischen Sektoren in ganz Europa stärken soll. In Österreich wird diese Richtlinie durch das NISG 2026 (Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz 2026) umgesetzt, das ab dem 1. Oktober 2026 für alle betroffenen Unternehmen gilt.

Wer ist denn jetzt genau betroffen? Hauptsächlich mittlere und große Unternehmen aus den definierten Sektoren. Und das ist ein gewaltiger Sprung: Während das alte NISG 2018 nur etwa 100 Unternehmen betraf, sind es jetzt rund 4.000. Alle, die darunter fallen, müssen sich übrigens bis zum
31. Dezember 2026 registrieren.

Die Richtlinie unterscheidet dabei zwischen „wesentlichen“ (essential) und „wichtigen“ (important) Einrichtungen. Die Einstufung hängt von der Größe des Unternehmens und der Kritikalität des Sektors ab. Der Hauptunterschied liegt in der Art der Aufsicht (proaktiv bei wesentlichen, reaktiv bei wichtigen) und natürlich bei der Höhe der Strafen, die bei Nichteinhaltung drohen.

Ein Vergleich verdeutlicht die Änderungen:

Die Kernanforderungen der NIS2-Richtlinie

Die NIS2-Richtlinie ist kein reines IT-Thema, das man einfach an die Technikabteilung weitergeben kann. Sie betrifft das unternehmerische Risikomanagement im Kern und nimmt die Führungsebene direkt in die Pflicht. Schauen wir uns die drei wichtigsten Säulen mal genauer an.

Risikomanagementmaßnahmen

NIS2 verlangt einen umfassenden „All-Gefahren-Ansatz“. Das bedeutet, man muss über den Tellerrand der klassischen IT-Sicherheit hinausschauen. Laut der Übersicht der WKO müssen Unternehmen eine ganze Reihe von Maßnahmen umsetzen, darunter:

Strenge Meldepflichten bei Sicherheitsvorfällen

Wenn ein schwerwiegender Sicherheitsvorfall passiert, beginnt die Uhr zu ticken. NIS2 schreibt einen mehrstufigen Meldeprozess an das zuständige CSIRT (Computer Security Incident Response Team), wie zum Beispiel CERT.at, vor: Innerhalb von 24 Stunden: Eine erste Frühwarnung muss raus. Hier reicht es oft schon, den Verdacht auf eine rechtswidrige Handlung zu melden. Innerhalb von 72 Stunden: Jetzt wird es detaillierter. Eine erste Bewertung des Schweregrads, der Auswirkungen und sogenannter Kompromittierungsindikatoren wird fällig. Spätestens einen Monat nach der Meldung: Ein Abschlussbericht muss her. Darin enthalten: eine detaillierte Beschreibung des Vorfalls, die Ursachenanalyse und die ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

Dieser enge Zeitplan setzt die internen Prozesse enorm unter Druck und macht einen gut durchdachten und vor allem erprobten Notfallplan unerlässlich.

Persönliche Haftung der Geschäftsleitung

Eine wesentliche Änderung ist die Einführung der persönlichen Haftung für Leitungsorgane. Geschäftsführer und Vorstände müssen die Cybersicherheitsmaßnahmen nicht nur abnicken und genehmigen, sondern deren Umsetzung auch aktiv überwachen und sind dafür persönlich haftbar.

Was heißt das genau? Es drohen nicht nur empfindliche Geldstrafen für das Unternehmen. Das Management kann persönlich zur Verantwortung gezogen werden und im schlimmsten Fall sogar mit einem vorübergehenden Verbot von Führungspositionen belegt werden. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, sind Geschäftsführer und Vorstände sogar verpflichtet, an speziellen Cybersicherheitsschulungen teilzunehmen.

Die kritische Verbindung: Lizenzmanagement und NIS2

Was hat das alles mit Lizenzmanagement zu tun? Mehr, als man auf den ersten Blick denkt. Der zentrale Punkt ist: Man kann nur schützen, was man kennt und man kann nur verantworten, was dokumentiert ist.

Ein lückenloses Software-Inventar als Grundlage

Eine der grundlegendsten Anforderungen für ein funktionierendes Risikomanagement nach NIS2 ist es, jede einzelne Software zu kennen, die im Netzwerk läuft. Ohne ein vollständiges Inventar sind Maßnahmen wie Schwachstellenmanagement oder Zugriffskontrolle praktisch unmöglich.

Hier kommt das große Problem der Shadow IT ins Spiel: nicht genehmigte Software oder SaaS-Abos, die von Abteilungen ohne Wissen der IT abgeschlossen werden. Diese unkontrollierten Anwendungen schaffen massive Sicherheitslücken und Compliance-Risiken und untergraben damit die Prinzipien von NIS2 von Grund auf.

Professionelles Software Asset Management (SAM) ist der einzige verlässliche Weg, ein vollständiges und akkurates Inventar aller IT-Assets zu erstellen und aktuell zu halten. Es ist das Fundament für jede ernsthafte Cybersicherheitsstrategie. Unabhängige Spezialisten wie LYYNX bieten mit ihrem License Management Service (LMS) genau diese grundlegende Transparenz als gemanagten Service und schaffen so die Basis für eine erfolgreiche NIS2-Umsetzung.

Schwachstellenmanagement und Sicherheit der Lieferkette

Sobald man ein vollständiges Software-Inventar hat, kann man es direkt für das Schwachstellenmanagement nutzen. Man kann Versionen nachverfolgen, veraltete und ungepatchte Anwendungen identifizieren und damit eine zentrale technische Anforderung von NIS2 erfüllen.

Gleichzeitig sind Softwarehersteller ein wesentlicher Teil der Lieferkette. NIS2 verlangt, dass man die Risiken, die diese Anbieter mit sich bringen, aktiv managt. Ein sauberes Lizenzmanagement beinhaltet von Natur aus die Verwaltung von Verträgen, Nutzungsrechten und Lieferantenbeziehungen, was direkt zur geforderten Sicherheit der Lieferkette beiträgt.

Zitat Lambert Huber: „Eine saubere Lizenzbilanz sichert nicht nur die Compliance gegenüber den Herstellern, sondern dient auch als entscheidender Nachweis für NIS2-Audits, dass Sie die Kontrolle über Ihre Softwarelandschaft haben.“

Audit-Bereitschaft und Nachweisbarkeit

Die Einhaltung von NIS2 wird von der zuständigen Behörde, dem neuen Bundesamt für Cybersicherheit, überprüft. Im Fall einer Prüfung müssen Sie beweisen können, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Ein gut dokumentierter SAM- oder LMS-Prozess liefert genau diese Nachweise. Reports über das Software-Inventar, den Patch-Status oder Nutzungsdaten sind entscheidend, um die Compliance zu belegen. Ein unabhängiger Partner wie LYYNX Consulting hilft dabei, alle Nachweise sauber vorzubereiten und die Datenqualität sicherzustellen. So wird Ihr Unternehmen nicht nur für Software-Audits, sondern auch für Prüfungen durch die NIS2-Behörden „audit-ready“.

Der Weg zur NIS2-Konformität kann komplex erscheinen, aber es gibt viele Ressourcen, die den Prozess beleuchten. Um die regulatorischen Anforderungen und die praktischen Schritte für Unternehmen besser zu verstehen, bietet das folgende Video einen hilfreichen Überblick über die aktuellen Herausforderungen und Lösungsansätze im Bereich Compliance.

Dieses Video gibt einen Überblick über die zunehmenden regulatorischen Anforderungen wie DORA, den AI Act und NIS2 und zeigt, wie sich Unternehmen darauf vorbereiten können.

NIS2 als Chance für eine sichere und effiziente Zukunft

Ja, NIS2 ist eine gesetzliche Anforderung mit empfindlichen Strafen. Aber es ist auch eine riesige Chance für österreichische Unternehmen, endlich die volle Kontrolle über ihre IT zu erlangen, Sicherheitsrisiken drastisch zu reduzieren und gleichzeitig Kosten zu optimieren.

Ein effektives Softwarelizenzmanagement ist dabei keine reine Nebenaufgabe, sondern ein zentraler Pfeiler für eine erfolgreiche NIS2-Compliance. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden nicht nur Strafen, sondern bauen eine widerstandsfähigere und wettbewerbsfähigere Organisation auf. Sie verwandeln eine regulatorische Pflicht in einen strategischen Vorteil.

Die regulatorische Landschaft ist komplex, aber Sie müssen das nicht alleine durchstehen. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr aktuelles Lizenzmanagement den Anforderungen von NIS2 standhält, vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns als herstellerunabhängigen Experten von LYYNX Consulting.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Klarheit, Sicherheit und Compliance schaffen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die größte Herausforderung bei der Umsetzung von NIS2 in Österreich?

Die größte Herausforderung ist oft die fehlende Transparenz über die gesamte IT-Landschaft. Ohne ein vollständiges und aktuelles Software-Inventar ist es unmöglich, Risiken zu bewerten, Schwachstellen zu managen oder die Sicherheit der Lieferkette zu gewährleisten – alles Kernanforderungen von NIS2.

Wer ist für NIS2 in Österreich im Unternehmen verantwortlich?

Die Geschäftsleitung trägt die persönliche und letztendliche Verantwortung. NIS2 verpflichtet Geschäftsführer und Vorstände, die Umsetzung von Cybersicherheitsmaßnahmen aktiv zu überwachen. Die operative Umsetzung ist jedoch eine abteilungsübergreifende Aufgabe, die IT, Einkauf, Recht und Management involviert.

Wie hilft ein externer Dienstleister wie LYYNX bei der NIS2-Compliance?

Ein unabhängiger Spezialist wie LYYNX Consulting schafft die Datengrundlage für die NIS2-Compliance. Durch einen Managed Service wie das License Management Service (LMS) wird ein lückenloses Software-Inventar erstellt und kontinuierlich überwacht. Das liefert die notwendigen Nachweise für Audits und hilft, Risiken proaktiv zu managen.

Ab wann müssen die Anforderungen von NIS2 in Österreich erfüllt werden?

Das entsprechende Gesetz (NISG 2026) tritt am 1. Oktober 2026 in Kraft. Betroffene Unternehmen müssen sich bis zum 31. Dezember 2026 bei der zuständigen Behörde registrieren und ab dem Stichtag die Anforderungen erfüllen.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der NIS2-Vorschriften?

Die Strafen sind empfindlich und gestaffelt. Für „wesentliche“ Einrichtungen können sie bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Für „wichtige“ Einrichtungen sind es bis zu 7 Millionen Euro oder 1,4 % des Umsatzes. Zusätzlich haftet die Geschäftsleitung persönlich.

Ist NIS2 nur ein Thema für die IT-Abteilung?

Nein, absolut nicht. Während die IT-Abteilung eine zentrale Rolle bei der technischen Umsetzung spielt, ist NIS2 ein strategisches Thema für das gesamte Unternehmen. Aufgrund der persönlichen Haftung und der weitreichenden Anforderungen an das Risikomanagement ist es ein Thema, das direkt auf der Ebene der Geschäftsführung angesiedelt ist.

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Stefan Pfeiffer
Sales

Uwe Franke
Consultant

Die Lizenzkosten steigen immer weiter - wie können Sie diese vermeiden?

Neuerliche Ankündigung von Microsoft - im Sommer 2026 steigen die Preise erneut. Ankündigung erfolgt in einem Blogartikel.

Kurz zusammengefasst – neue KI-Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, dafür höhere Preise!

Wesentliche Neuerungen:

Copilot Chat

Ist bereits kostenlos verfügbar, soll aber noch weiter ausgebaut, verbessert, und erweitert werden, vor allem in die Office-Apps wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

Die meisten Anwender nutzten nicht alle Features, die diese Applikationen bieten - es kann sein, dass nun weitere ungenutzte Features hinzukommen.

Verbesserte Sicherheit

Microsoft Defender für Office 365 Plan 1 wird in M365E3 integriert - war bisher nur in der M365E5 Suite oder M365E5 Defender Suite vorhanden oder als eigenständiger Plan erhältlich.

Wird standardmäßig für ALLE Benutzer im Tenant aktiviert (alle Nutzer müssten laut Microsoft Produktbestimmungen lizenziert werden!!!) - Administratoren müssen dann sicherstellen, dass nur Lizenzierte Nutzer von diesem Service profitieren können.

Mehr IT-Tools

Intune Remote Help: wird auf Tenant-Ebene aktiviert und kann nicht eingeschränkt werden.
Hat der Hersteller Zugriff auf den Tenant, können die aktivierte Services eingesehen werden, Nachforderungen könnten die Folge sein.

Es ist nicht das erste Mal, dass Microsoft Preise erhöht - hier eine kleine Chronologie…

Die Währungsschwankung wären zwar ca. -10%, aber im €uro-Raum sind wir auch mit -7,4 % zufrieden, wir wollen ja nicht, dass Microsoft am Hungertot nagt und eventuell bei den Investitionen in die Cloud/KI zu sparen anfängt. Auch wäre eine Anpassung bereits im Oktober 2025 möglich/notwendig gewesen, durch diese Verzögerung werden aber sicherlich die Aktionäre wieder zufrieden gestellt.

Fallbeispiel:
Kunde hat ein Enterprise Agreement im Level D (ab 15.000 Seats) mit M365E3, einige User verwendend die Festnetztelefonie, Meetingräume mit Teams, einige Power BI Pro, im Vertrieb ist Dynamics 365 CRM im Einsatz.
Zusätzliche Produkte wie Visio, Project, Exchange Online oder Copilot ebenso wie Produkte für die Infrastruktur (z.B. Windows/SQL Server) nicht berücksichtigt.
Ebenfalls nicht berücksichtigt sind Steigerungen der Mengen oder Umstieg auf andere Produkte (z.B. M365E3 auf M365E5).
Ein Kunde im Level D kauft auf sicherlich nicht zum Listpreis ein sondern erhält in den Vertragsverhandlungen noch einen Rabatt, dieser wird aber eigentlich die letzten Jahre eher geringer, außer man kauft das, was Microsoft will, dann sind auch höhere Rabatte möglich.

Alle Funktionalitäten und Services gleich wie im Vorvertrag.
Vertrag für 3 Jahre wird um 18,00% teurer – um 3.394.864.80€ Mehrkosten

Prognose für Juli 2026

In den 3 Vertragsperioden (Vergleich Vertrag 1 zu Vertrag 3) eine Erhöhung von +6.559.833,60 € → eine Steigerung von 42,60%.

Dafür bei den Services für Meetingräume (Teams Room) mehr Funktionalitäten, mehr Security in der M365E3. Mehr IT-Tool und KI-Agents in den Produkten/Services inkludiert.

…dafür fast das doppelte zahlen?

Liebe Microsoft, Ihr habt gute Produkte, diese funktionieren und man kann damit arbeiten.
Aber vielleicht wisst Ihr es noch nicht - es gibt Unternehmen die z.B. bei Security und IT-Tools auf andere Technologien/Hersteller setzten und auch Mitarbeiter in den Unternehmen, die nicht unbedingt KI-Features in den Produkten benötigen und auch nicht verwenden.

Liebe Endkunden, wie lange geht der Krug noch zum Brunnen, bis er bricht?
Alle Preise steigen, auch die Softwarekosten!
Ohne Software wird der Betrieb auch nicht funktionieren, Brieftauben, Tontafeln und Rechenschieber sind ein wenig aus der Mode.
Was können Sie tun, damit die Softwarekosten nicht noch mehr steigen?

Softwarekosten lassen sich auf mehreren Ebenen wirksam reduzieren – organisatorisch, vertraglich und technisch.

Kurz gesagt:
Kosten sinken dort am stärksten, wo Transparenz, klare Prozesse und aktive Steuerung zusammenkommen. Oft reichen schon wenige gezielte Maßnahmen, um spürbare Einsparungen zu erzielen.

Auch die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen durch externe Experten kann schon sehr viel Geld einsparen - die externen Experten haben vielleicht schon mehr Verträge mit Microsoft verhandelt/begleitet und können Ihre Erfahrungen auch bei Ihren Verhandlungen mit einbringen.

Auch können diese Experten hinweisen, auf was bei der Lizenzierung bei Microsoft zu achten ist, welche Auswirkungen die Produktsuiten auf Ihre Compliance und ev. Nachforderungen durch den Hersteller haben könnte (z.B. Tenant-Aktivierung die nicht einschränkbar ist).

Die Kosten eines solchen Projektes haben sie normalerweise in den Vertragsverhandlungen wieder wettgemacht - ohne, dass Sie ihre Services oder Infrastruktur komplett umbauen müssen.

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Uwe Franke
Consultant

Lambert Huber
CEO

Was ist was?

IT Asset Management? Software Asset Management? Oder einfach nur „irgendwas mit Inventar“? Asset Management beschreibt vereinfacht gesagt die Verwaltung von „Dingen, die einen Wert darstellen”, also genauer gesagt, welche Kosten verursachen, oder verursacht haben. Das können Autos, Büromöbel, Maschinen oder eben Computer und Software sein.

Genauso wie ein Anlagenverzeichnis für Autos und Immobilien wichtig ist, so ist auch eine detaillierte Aufzeichnung in Unternehmen für IT Assets sinnvoll, wenn nicht sogar vorgeschrieben.

Das Big Picture – Asset Management

1. IT Asset Management (ITAM)

ITAM beschreibt die Verwaltung aller IT Assets, also Hardware, Software und die ganz neue Disziplin Services (etwas genauer sind das SaaS oder Compute-Ressourcen).
ITAM ist vor allem im ITIL V4 Framework sehr detailliert beschrieben und liefert hierzu zahlreiche best practices Hardware Asset Management (HAM) und Software Asset Management (SAM) sind Unterdisziplinen von ITAM.

ITAM beinhaltet also Hardware und Software Asset Management.

2. Hardware Asset Management (HAM)

HAM beinhaltet die Verwaltung aller Hardware Ressourcen im Unternehmen. Dazu gehört im Wesentlichen:

Für Hardware Asset Management gibt es keine expliziten Normen. Die oben beschriebenen Prozesse sind jedoch in Control Frameworks, wie COBIT, ITIL etc. mit ausgeführt.

Man kann jedoch auch die ISO55000 Serie (ISO 55001, ISO55002) heranziehen, welche Asset Management ganz allgemein beschreibt.

3. Software Asset Management (SAM)

SAM ist ebenfalls ein Teil von ITAM und kümmert sich um die Verwaltung von Software Assets. Im engeren Sinn geht es also um die Inventarisierung und Dokumentation kostenpflichtiger Software, manchmal auch proprietäre Software genannt.
Kostenfreie Software (z.B. Open Source) fällt eigentlich nicht in die SAM Zugehörigkeit. Es kann jedoch im Einzelfall sinnvoll sein, diese ebenfalls mit zu verwalten.
Die Disziplin SAM ist äußerst umfangreich in der ISO 19770 Reihe beschrieben. Mittlerweile liegt die Norm bereits in der vierten Iteration vor.

4. License Management / Compliance Management

Innerhalb der Software Asset Management Prozesse bildet der License Management / Compliance Management Prozess die Gegenüberstellung von verwendeten Assets und Asset Entitlements wieder. Man spricht hierbei von einer Lizenzbilanz, obwohl dieser Begriff nicht ganz mit einer buchhalterischen Bilanz vergleichbar ist.

Folgende Begriffe kommen im Lizenzmanagement vor:

EDP - Effective Deployment Position

bedeutet „Was ist in Verwendung - wofür ist/wäre eine Lizenz erforderlich.“

ELP - Effective License Position

bedeutet “Welche Lizenzen, bzw. Lizenz-Entitlements dürfen verwendet werden.“

Die Gegenüberstellung der beiden Positionen ergibt die Lizenzbilanz pro Asset.
Die Zahl kann entweder negativ (Unterlizenzierung), positiv (Überlizenzierung) oder - was erstrebenswert ist - Null sein.

Worin unterscheidet sich Asset Management von anderen IT Management Disziplinen

Asset Management kümmert sich in erster Linie um die Verwaltung von Werten. Es geht daher immer um Kosten, Investitionen und buchhalterische Themen.
Trotzdem ist Asset Management auch auf technische Daten angewiesen. Hier werden dann oft Dinge vermischt, die an sich nichts mit Asset Management zu tun haben.
Wir begegnen immer wieder Missverständnissen, wofür welche Disziplin eingesetzt werden soll. Oft werden technische oder organisatorische Themen mit der kaufmännischen Disziplin ITAM vermischt.

Hier sind ein paar typische Verwechslungen - ich bezeichne sie als False Flags - welche zwar ein bisschen wie ITAM klingen, jedoch eigentlich nicht viel damit zu tun haben.

False Flag 1 – IT Service Management (ITSM)

Service Management kümmert sich darum ein Service zu definieren und dieses stabil zu betreiben. Wichtig bei einem Service ist alle beteiligten Komponenten zu definieren, Bottlenecks zu erkennen, sowie Backup- und Skalierungskonzepte zu erstellen.

Abgrenzung zu ITAM
Beim ITAM Prozess ist es unerheblich in welcher Beziehung die Assets zueinander stehen (Service Map), es zählen nur das damit in Verbindung stehende Risiko und die Kosten. Umgekehrt ist es beim ITSM Prozess unerheblich, wie viel eine Servicekomponente kostet (kann auch kostenlos sein), es zählt nur deren Verfügbarkeit.

False Flag 2 – IT Configuration Management

IT Configuration Management kann man als “vorgelagerte” Disziplin zum Service Management betrachten. CM gliedert alle Komponenten einer IT Infrastruktur in Configuration Items (CIs), welche dann wiederum zu einem Service zusammengefasst werden können.
Die CIs werden in einer Configuration Management Database (CMDB) verwaltet und anderen Disziplinen bereit gestellt (z.B. auch dem ITAM Prozess).

Abgrenzung zu ITAM
Configuration Management kann unter Umständen sehr statisch geführt werden, bis hin zu rein manuell gepflegten Datensätzen. Das erhöht in vielen Fällen sogar die Datenqualität. ITAM benötigt im Gegensatz dazu immer aktuelle Daten der Endgeräte. Eine Lizenz wäre übrigens per Definition kein Configuration Item (CI), obwohl das manchmal – mangels ITAM – als solche behandelt wird.

False Flag 3 – Endpoint Management

Endpoint Management ist eine rein technische Disziplin und dient in erster Linie dazu, Computer und Server mit Software zu beschicken, Konfigurationen vorzunehmen (z.B. Policies) sowie Updates zu installieren. Das Ziel von Endpoint Management ist es, die Konfiguration und Betriebssicherheit von Client und Servern immer aktuell zu halten.

Abgrenzung zu ITAM
Endpoint Management benötigt wie auch ITAM top-aktuelle Daten aller Computer und Server, also eine saubere Inventarisierung. Hier können sich die beiden Disziplinen sogar ergänzen. Der Unterschied liegt aber vor allem darin, dass Endpoint Management aktiv Änderungen vornimmt, wobei ITAM nur lesend auf die Systeme zugreift. Weiters sind Lizenzen (also Nutzungsrechte) fürs Endpoint Management irrelevant.

Diese Disziplinen habe ich deshalb herausgegriffen, da sie besonders oft mit ITAM nahen Initiativen verwechselt werden.

SAM Tools - braucht es das wirklich?

Diese Frage ist so alt wie die Disziplin selbst. Lassen Sie mich auch hier einige Missverständnisse aufklären. SAM-Puristen sagen ja oft, ein Excel Sheet kann alles.
Ein SAM Tool ist dann sinnvoll, wenn die Komplexität der IT Umgebung ein gewisses Maß übersteigt. Das kann die Anzahl der Computer, der Verträge, der Mitarbeiter, der eingesetzten Softwareprodukte oder die Anzahl der Bewegungen eines der Parameter sein.
Eine eindeutige Antwort ist hier schwierig, jedoch kann man davon ausgehen, dass eine Umgebung mit mehr als 500 Computern schwierig, eine Umgebung mit 1000 Computer fast unmöglich ohne ein ITAM Tool zu verwalten ist.

ITAM the next level: FinOps - was ist das eigentlich?

Darüber werde ich sicher noch einen oder mehrere Blog Artikel schreiben. Der Begriff wird aktuell von so vielen vereinnahmt, dass es schon schwierig wird die Übersicht zu bewahren.

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Lambert Huber
CEO

Stefan Pfeiffer
Sales

Warum Software Asset Management (SAM) und Lizenzmanagement für moderne IT-Abteilungen unverzichtbar ist und wie Unternehmen versteckte Lizenzkosten-Einsparungen nutzen.

In vielen Unternehmen wachsen die Softwarelandschaften schneller, als sie kontrolliert werden können. Neue Anwendungen werden eingeführt, alte Lizenzen nicht konsequent abgebaut – und nicht selten fehlt der vollständige Überblick über Kosten, Nutzung und vertragliche Verpflichtungen.
Software Asset Management (SAM) setzt genau an diesem Punkt an: Es schafft Transparenz über den gesamten Software-Lebenszyklus hinweg – von der Bedarfsanalyse über den Einkauf und die Nutzung bis hin zur Abkündigung. Richtig umgesetzt, hilft SAM dabei, unnötige Lizenzkosten zu vermeiden, Audit-Risiken zu minimieren und Prozesse im IT- und Lizenzmanagement deutlich effizienter zu gestalten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Software Asset Management genau ist, wie es sich vom klassischen Lizenzmanagement unterscheidet – und warum SAM heute ein wesentlicher Bestandteil professioneller IT-Strategien und Einkaufsprozesse ist.

Definition:
Was ist Software Asset Management (SAM) und Lizenzmanagement?

Software Asset Management (SAM) bezeichnet den systematischen Prozess zur Verwaltung und Optimierung aller Software-Assets in einem Unternehmen – über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziel ist es, jederzeit einen vollständigen, rechtssicheren und wirtschaftlichen Überblick über eingesetzte Softwareprodukte, Lizenzen, Nutzung und Verträge zu erhalten.

SAM beginnt idealerweise bereits mit der Bedarfsanalyse, begleitet die Beschaffung und Implementierung, überwacht die tatsächliche Nutzung und endet mit der Abkündigung oder Rückgabe von Lizenzen. Dabei unterstützt es sowohl operative Abläufe als auch strategische Entscheidungen in IT, Einkauf und Controlling.

Ein häufiger Irrtum besteht darin zu glauben, dass eine CMDB (Configuration Management Database) bereits ausreicht, um SAM vollständig abzudecken. Zwar liefert eine CMDB wertvolle Informationen über installierte Software auf Endgeräten, doch sie erfasst nicht automatisch Lizenzvereinbarungen, Nutzungsrechte, vertragliche Bedingungen oder wirtschaftliche Aspekte. Diese kaufmännischen und lizenzrechtlichen Dimensionen sind jedoch entscheidend, um Software wirtschaftlich und rechtskonform zu managen.

SAM verbindet beide Perspektiven, geht aber darüber hinaus: Es verknüpft rechtliche, kaufmännische und technische Informationen zu einem ganzheitlichen Steuerungsinstrument.

Angesichts wachsender IT-Komplexität, vermehrter Cloud-Nutzung und immer häufigeren Hersteller-Audits ist SAM heute kein reines IT-Thema mehr – sondern eine unternehmens-weite Verantwortung. Wer hier keine Klarheit schafft, riskiert nicht nur unnötige Kosten, sondern auch rechtliche und sicherheitsrelevante Konsequenzen.

Was gehört alles zum Software Lizenzmanagement (SAM)?

SAM wird oft mit Lizenzverwaltung gleichgesetzt – doch in Wahrheit ist es ein ganzheitlicher Prozess, der weit über Excel Tabellen hinausgeht. Wer den vollen Nutzen ausschöpfen will, muss den gesamten Lebenszyklus der Software im Blick haben. Ziel ist es, jede Phase kontrolliert und nachvollziehbar zu gestalten – vom ersten Bedarf bis zur Entfernung der Software aus dem Unternehmen.

Um diese Phasen effizient zu steuern, braucht es mehr als manuelle Prozesse – hier kommen spezialisierte SAM-Tools ins Spiel.

Welche Systeme und Tools unterstützen SAM?

Ein effizientes Software Asset Management ist ohne geeignete technische Unterstützung kaum möglich – insbesondere in mittelgroßen und großen IT-Umgebungen mit einer Vielzahl an Anwendungen, Plattformen und Lizenzmodellen. Manuelle Erfassungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Um SAM wirkungsvoll umzusetzen, braucht es spezialisierte Systeme, die technische, kaufmännische und lizenzrechtliche Informationen zuverlässig zusammenführen.

Erst durch die Verknüpfung dieser Informationen entsteht ein vollständiges Bild, das es erlaubt, Software nicht nur technisch zu inventarisieren, sondern auch wirtschaftlich und rechtlich korrekt zu managen. Moderne SAM-Tools integrieren diese Funktionen häufig in einer zentralen Plattform – idealerweise mit automatisierten Abgleichen, Reports und Handlungsempfehlungen.

Manuelles vs. automatisiertes Lizenzmanagement

In vielen Unternehmen beginnt Software Asset Management mit guten Absichten – aber einfachen Mitteln. Lizenzunterlagen werden gesammelt, Excel-Listen gepflegt, Installationen manuell dokumentiert oder aus bestehenden IT-Systemen zusammengestellt. Die Daten stammen oft aus verschiedenen Quellen: Einkaufssysteme, Inventarlisten, Active Directory, SCCM oder CMDBs.

Diese Form des „manuellen SAM“ basiert also auf verstreuten Informationen, die zeitaufwendig zusammengeführt, gepflegt und interpretiert werden müssen.
Was anfangs noch überschaubar wirkt, wird mit wachsender Unternehmensgröße schnell zum Problem.

Rollen und Verantwortlichkeiten im SAM-Prozess

Software Asset Management ist keine Einzelaufgabe – sondern ein bereichsübergreifender Prozess, der nur dann funktioniert, wenn Zuständigkeiten klar definiert sind. Anders als häufig angenommen, liegt die Verantwortung dafür nicht allein in der IT. Damit SAM dauerhaft funktioniert, müssen mehrere Abteilungen eng zusammenarbeiten.

Warum SAM kein reines IT-Thema ist

SAM betrifft zwar die IT-Infrastruktur, ist aber weit mehr als eine technische Bestandsaufnahme. Es geht um wirtschaftliche Steuerung, Risikominimierung und strategische Planung. Ohne Mitwirkung aus Einkauf, Controlling und Recht lassen sich diese Ziele kaum erreichen.

Deshalb empfiehlt es sich, die Rollen im SAM-Prozess strukturiert festzuhalten – etwa in einer klaren Verantwortungsmatrix (z. B. RACI-Modell), die regelt, wer für welche Aufgaben zuständig, beteiligt oder zu informieren ist.

Ein solcher strukturierter Ansatz legt den Grundstein für ein funktionierendes SAM – und schafft die Basis für einen transparenten und auditfesten Umgang mit Software.
Im nächsten Schritt stellt sich die Frage: Warum lohnt sich dieser Aufwand eigentlich – und welchen konkreten Nutzen bringt SAM dem Unternehmen?

Warum Software Lizenzmanagement heute unverzichtbar ist (Lizenz-Compliance & Kostenkontrolle)

Software Asset Management bietet nicht nur einen besseren Überblick über Lizenzen – es schafft messbaren Mehrwert in mehreren Bereichen. In einer zunehmend komplexen IT-Welt mit vielfältigen Lizenzmodellen, hybriden Systemlandschaften und wachsendem Audit-Druck ist SAM für viele Unternehmen längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Kostenkontrolle und Einsparpotenzial

Viele Unternehmen zahlen für Lizenzen, die sie gar nicht aktiv nutzen. Dieses Phänomen – auch als Shelfware bekannt – lässt sich durch SAM sichtbar machen. Nicht genutzte Software kann stillgelegt oder wiederverwendet werden (Reharvesting), anstatt neue Lizenzen zu kaufen. So lassen sich Budgets effizienter nutzen – ohne Einschränkungen für die Anwenderinnen und Anwender.

Audit-Schutz, Lizenz-Compliance und Minimierung von Lizenzrisiken

Hersteller-Audits sind keine Seltenheit mehr – und sie kommen oft kurzfristig. Ohne SAM fehlt die Datengrundlage, um Lizenznachweise strukturiert und vollständig vorzulegen. Das kann zu hohen Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar juristischen Konsequenzen führen. Ein funktionierendes SAM reduziert dieses Risiko deutlich und stärkt die Verhandlungsposition gegenüber Herstellern.

Beitrag zur IT-Sicherheit

Unautorisierte Softwareinstallationen, sogenannte Schatten-IT, sind ein Sicherheitsrisiko. SAM hilft dabei, solche Installationen zu identifizieren und konsequent zu entfernen. Gleichzeitig können sicherheitsrelevante Updates und Lizenzbedingungen (z. B. bei End-of-Life-Produkten) besser überwacht werden.

Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz

Lizenzen sind digitale Ressourcen – und wie jede Ressource sollten sie sparsam und verantwortungsvoll eingesetzt werden. Durch gezielte Wiederverwendung und bedarfs-gerechte Lizenzverteilung trägt SAM dazu bei, den ökologischen Fußabdruck der IT zu verringern – ein Aspekt, der im Rahmen von ESG-Initiativen und Corporate Sustainability Reports zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Der häufigste Denkfehler: „Wir haben die Lizenz gekauft, also ist alles in Ordnung.“ Doch die tatsächliche Nutzung stimmt oft nicht mit dem vereinbarten Lizenzmodell überein. SAM macht diese Abweichungen sichtbar – und zeigt, wo Lizenzen überdimensioniert, falsch zugewiesen oder unnötig gekauft wurden. Das eröffnet konkrete Optimierungsmöglichkeiten, die ohne SAM nicht erkennbar wären.

Allerdings zeigt sich in der Praxis auch: Der Weg zu einem funktionierenden SAM ist nicht immer einfach. Fehlende Datenqualität, unklare Zuständigkeiten oder eine fragmentierte Systemlandschaft gehören zu den häufigsten Stolpersteinen – insbesondere beim Einstieg. Welche Herausforderungen Unternehmen dabei typischerweise begegnen, und wie Sie diese gezielt überwinden können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Typische Herausforderungen und wie Sie diese überwinden

Software Asset Management bietet viele Vorteile – doch der Weg dorthin ist nicht frei von Hürden. In der Praxis begegnen Unternehmen immer wieder ähnlichen Problemen, die eine effektive Umsetzung verzögern oder erschweren. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Plan und dem richtigen Setup lassen sich diese Herausforderungen gezielt bewältigen.

Fehlende Datenqualität und fragmentierte Tool-Landschaft

Eine der häufigsten Hürden ist die mangelnde Qualität und Konsistenz der zugrunde liegenden Daten. Lizenzinformationen, Nutzungsdaten und Vertragsdetails liegen oft in verschiedenen Systemen vor – von Excel-Tabellen über Einkaufssysteme bis hin zu CMDBs. Diese Daten sind selten vollständig, aktuell oder miteinander verknüpft.

Schatten-IT und nicht gemeldete Installationen

Wenn Mitarbeitende Software ohne Freigabe der IT installieren oder nutzen, entstehen Risiken für Lizenzverstöße und Sicherheitslücken. Diese sogenannte Schatten-IT ist in vielen Unternehmen Realität – und oft nicht sichtbar, solange keine technischen Kontrollen vorhanden sind.

Komplexität durch hybride Infrastrukturen (On-Prem, SaaS, Cloud)

Mit dem Übergang zu Cloud-basierten Anwendungen und SaaS-Modellen steigt die Komplexität im Lizenzmanagement erheblich. Neben klassischen On-Premise-Lizenzen müssen nun auch Abonnements, Nutzungsrechte und Service-Level-Vereinbarungen berücksichtigt werden – oft mit ganz eigenen Regeln.

Wenn Unternehmen diese Stolpersteine frühzeitig erkennen und gezielt adressieren, entsteht weit mehr als nur ein geordneter Lizenzbestand: Es entsteht ein belastbares Fundament für Transparenz, Effizienz und Sicherheit im gesamten Software-Management.

Und genau hier liegt der eigentliche Mehrwert von SAM – nicht nur als Kontrollinstrument, sondern als strategischer Hebel, mit dem Unternehmen ihre IT-Landschaft aktiv gestalten, Budgets besser steuern und Risiken frühzeitig minimieren können.
Wenn Sie diese Stolpersteine erfolgreich umgehen, wird SAM zum strategischen Hebel – und genau das beleuchten wir im nächsten Abschnitt.

Lizenzmanagement als strategischer Wettbewerbsvorteil

Software Asset Management ist weit mehr als ein technischer Verwaltungsprozess. Es ist ein unternehmensweites Steuerungsinstrument, das IT, Einkauf, Controlling und Compliance miteinander verbindet – und genau dort ansetzt, wo Unternehmen heute unter hohem Effizienz- und Kostendruck stehen.

Fazit

Wer Lizenzmanagement konsequent aufsetzt, spart nicht nur Lizenzkosten, sondern gewinnt Kontrolle, Sicherheit und Entscheidungsfreiheit zurück. Anstatt auf Audits oder Budgetüberschreitungen zu reagieren, schaffen Sie mit SAM die Grundlage für vorausschauendes Handeln – unabhängig von Herstellerbindung, Infrastruktur oder Unternehmensgröße.

Je früher Sie beginnen, desto schneller profitieren Sie:
von klaren Verantwortlichkeiten, verlässlichen Daten und belastbaren Auswertungen.

Starten Sie jetzt – mit einem ersten, überschaubaren Schritt
Ob Tool-Auswahl, Bestandsaufnahme oder Pilotprojekt: Wir unterstützen Sie dabei, SAM in Ihrem Unternehmen strukturiert und praxisnah aufzubauen.

Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch und erfahren Sie, welches Potenzial in Ihrem Lizenzbestand tatsächlich steckt.

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Stefan Pfeiffer
Sales