Case Study
MAGISTRAT ST. PÖLTEN
Der Kunde
Das Magistrat St. Pölten ist die zentrale Verwaltungsbehörde der Landeshauptstadt Niederösterreichs. Als moderne Kommunal-verwaltung betreut das Magistrat rund 60.000 Einwohner:innen und verantwortet ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Bürger-service, Infrastruktur, Bildung, Kultur, Umwelt, Soziales sowie Digitalisierung und IT.
Mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten sorgt das Magistrat für die effiziente Erbringung öffentlicher Dienstleistungen und die strategische Weiterentwicklung der Stadt. Dabei spielt der Einsatz digitaler Lösungen eine zentrale Rolle – sowohl zur internen Prozessoptimierung als auch zur bürgernahen Servicebereitstellung. Das Magistrat St. Pölten versteht sich als zukunftsorientierter Dienstleister und innovativer Gestalter kommunaler Entwicklung.
Ausgangssituation &
Problemstellung
Vor der Zusammenarbeit mit LYYNX nutzte das Magistrat St. Pölten bereits ein SAM-Tool (Snow License Manager). Das operative Lizenzmanagement war aufwendig, da internes Know-how fehlte. Außerdem waren Zuweisungen von Lizenzen zu Geräten zeitintensiv und fehleranfällig, da diese in manuellen Listen parallel geführt wurden und so im Laufe der Zeit der nötige Überblick verloren ging. Hinzu kam die Herausforderung eines neuen Microsoft Enterprise Agreements. Die Verwaltung entschied sich daher für eine professionelle Lösung und lagerte das Lizenzmanagement an LYYNX aus.
Die Lösung
Magistrat St. Pölten führte SAM | Sense von LYYNX ein – ein Managed Service auf Basis des bestehenden SAM-Tools. LYYNX übernahm die technische Betreuung und etablierte einen durchgängigen Lizenzmanagement-Prozess. LYYNX übernimmt die zentrale Verwaltung aller Software-Lizenzen (On-Premises & Cloud) und pflegt diese im SAM-Tool. Der Kunde erhält im Rahmen des Lizenzmanagement Services (LMS) quartalsweise einen ausführlichen Lizenzbericht mit dem aktuellen Compliance-Status und Empfehlungen zu möglichen Lizenz-Optimierungsmaßnahmen. Ergänzend dazu informiert LYYNX proaktiv über relevante Entwicklungen am Lizenzmarkt, wie etwa Änderungen bei Microsoft, und bietet somit eine kontinuierliche, vorausschauende Beratung.
- Bestehendes Flexera|Snow-System wurde optimiert und „auf Vordermann gebracht“
- Quartalsweise Lizenzberichte mit Compliance-Status und Empfehlungen
- Vollständige Übernahme des operativen Lizenzmanagements durch LYYNX
- Regelmäßige Markt-Updates und schnelle Beantwortung aller Rückfragen
Das Ergebnis
Die Einführung von LYYNX LMS brachte eine massive Entlastung und Audit-Sicherheit. Die vollständige Auslagerung des Lizenzmanagements spart interne Ressourcen. Der manuelle Aufwand wurde praktisch eliminiert, und damit geht eine hohe Zeitersparnis einher. Es steht eine verbesserte Datenqualität zur Verfügung, da alle Lizenzen und Zuweisungen jetzt sauber gepflegt und transparent sind.
- Entlastung der internen IT-Abteilung durch
vollständige Auslagerung - Zusammenarbeit mit LYYNX als langfristiger
Mehrwert und strategischer Partner - Valide und belastbare Lizenzdaten – jederzeit
abrufbar
- Compliance-Sicherheit durch quartalsweise Lizenzbilanz-Erstellung
- Keine zusätzlichen Personalressourcen mehr
notwendig
„Seit wir mit LYYNX arbeiten, müssen wir uns um das Thema Lizenzmanagement praktisch nicht mehr kümmern. Alle drei Monate erhalten wir einen vollständigen Lizenzbericht mit unserem Compliance-Status. Das spart nicht nur enorm Zeit, sondern gibt uns auch die Sicherheit, perfekt lizenziert zu sein. Wir können das Thema direkt abgeben und wissen: LYYNX kümmert sich zuverlässig um alles – vom Einpflegen der Lizenzen bis zur Markt-Info. Wer die Lizenzthematik professionell auslagern will, findet in LYYNX einen kompetenten und vertrauenswürdigen Partner.“
Martin Koch, Teamleitung Client- und Anwendungs-services, IT&T, Magistrat St. Pölten